Die Kassenführung im Einklang mit dem Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung führt immer wieder zwischen Steuerberatern bzw. Mandanten und Betriebsprüfern zu Streitmaterial. Insbesondere bei Unternehmen die überwiegenden Bargeschäfte führen und deren Gewinn durch Einnahme-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt werden, stehen vermehrt in Diskussion. Folge einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung sind oftmals unangenehme Zuschätzungen von Erlösen vonseiten des Finanzamtes. Die Begründung liegt dabei auf der Nichteinhaltung von den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten.
Dem Grundsatz nach ist ein § 4 Abs. 3 – Rechner nicht buchführungspflichtig. Dies bedeutet, dass von einer Buchführung auf Basis der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung abgesehen werden kann. Dies befreit allerdings nicht von einer Einzelaufzeichnungspflicht. Die Einzelaufzeichnungspflicht tritt dann in Kraft, wenn überwiegend Umsätze im Bargeldverkehr generiert werden und begründet sich aus § 22 UStG sowie §§ 63 bis 68 UStDV.
Wie halte ich die Einzelaufzeichnungspflicht ein?
Wichtig ist dabei, dass alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben einzeln dokumentiert werden und entsprechende Nachweise in Form von Belegen erbracht werden können. Ziel ist es, dass Geschäftsvorfälle in Ihrer Entstehung bis hin zur vollständigen Abwicklung nachzuempfinden sind. Vereinfachungen hierzu, lässt das BFH in bestimmten Branchen zu, wenn es sich um Waren von geringen Wert an eine Vielzahl von unbestimmten Personen handelt. „Damit die täglichen baren Geschäftsvorfälle fortlaufend, vollständig und richtig aufgezeichnet werden, besteht die Möglichkeit, die Kasseneinnahmen nur in einer Summe in ein als solches auch zu führendes Kassenbuch einzutragen. Das Zustandekommen dieser Summe muss dann zusätzlich durch Aufbewahrung der angefallenen Kassenstreifen, Kassenzettel und Bons nachgewiesen werden.“ (siehe Sächsisches FG, Beschluss vom 4. 4. 2008 – 5 V 1035/07[MAAAC-78536]).
Zur Umsetzung dieser Voraussetzungen obliegt dem 4 Abs. 3 – Rechner ein Wahlrecht – entweder kann freiwillig ein Kassenbuch geführt oder die Auszeichnungspflicht ohne Kassenbuchführung gewährleistet werden.
Wird das Wahlrecht ausgeübt, eine Kasse freiwillig zu führen, obwohl hierfür grundsätzlich keine Pflicht besteht, ist es von Bedeutung, dass dieses auch ordnungsgemäß geführt wird. Folglich sind sämtlich Bargeldbewegungen zu erfassen. Jede Barzahlung, jede Privatentnahme bzw. Privateinlage oder Bareinzahlung bei der Bank muss im Kassenbuch nachgebildet werden. Sollte zur Unterstützung eine elektronische Kasse verwendet werden, so sollte beachtet werden, dass dem Finanzamt hier im Rahmen einer Betriebsprüfung ein Zugriffsrecht auf die gesicherten Daten besteht, um die dokumentierten Bareinnahmen gemäß Kassenbuch zu prüfen (BFH, Urteil v. 16.12.2014, X R 42/13).
Wird das Wahlrecht insoweit ausgeübt, dass aktiv kein Kassenbuch geführt werden soll, richtet sich die Dokumentation nicht nach einer bestimmten Form. Hier ist allein wichtig, dass alle Bareinnahmen entsprechend nachgewiesen werden können und das Finanzamt diese entsprechend nachempfinden kann. Hier ist allerdings durchaus empfehlenswert ein eigenes lückenloses System zu entwickeln, um Zuschätzungen aufgrund von Unübersichtlichkeit zu vermeiden.
MERKE: Es gilt lieber Vorsicht als Nachsicht!
